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Propriétés principales • Tomnium commence où s'arrête votre site Internet, et permet au touriste de faire une réservation complète pour un séjour. • À l’aide de Tomnium, le touriste peut réserver tous les produits et services qu’offre votre ville ou région. • Le touriste peut sélectionner dans une liste un certain nombre de critères auxquels l’établissement et le produit à afficher doivent répondre. Par exemple: situation, classe de prix, etc.. • Parce qu’un office de tourisme doit être neutre, les établissements et produits qui répondent aux critères sélectionnés sont affichés dans un ordre aléatoire. • Ces produits et services sont affichés avec des textes clairs et des photos, afin que le touriste puisse obtenir une impression fiable de ce qu’il peut réserver. • Ces réservations peuvent porter sur des nuitées, des places dans un restaurant, des billets pour une exposition et des excursions, mais aussi sur des brochures, des livres photos ou des t-shirts avec le logo de l’office de tourisme. • Il peut aussi s'agir de produits simples ou de forfaits. • En cas de forfaits, ceux-ci peuvent être composés avec une entière liberté par l’office de tourisme. Ils peuvent être composés de tous les produits ou services qu’offre votre ville ou région. • Un partenaire peut composer lui même ses forfaits, en se basant sur ses propres produits. • Un forfait peut être composé d’autant d’éléments que vous souhaitez. Par élément, vous pourrez offrir un produit fixe ou vous pourrez laisser le choix au touriste entre plusieurs options alternatives. • Un forfait peut durer un ou plusieurs jours. • Le touriste peut indiquer sa préférence lors de sa réservation d’un forfait. Si un produit souhaité n’est pas disponible, Tomnium sélectionnera automatiquement le suivant dans la liste de préférences du touriste. • Si le touriste fait une réservation À la Carte et si un produit n’est pas disponible, Tomnium suggérera automatiquement des options alternatives. • Un partenaire peut également être une boutique en ligne. Dans ce cas, le touriste y achètera des produits qui lui seront envoyés. Les écrans d’achat ressemblent à ceux de réservation, mais sont plus simples. • Si les produits sont envoyés, les frais d’envoi peuvent être saisis par méthode et par zone d’envoi. • Pour gérer en temps réel le stock des produits, Tomnium recourt à un puissant système de gestion de stock. Toutes les commandes d’un produit (par Internet via Tomnium ou par d’autres moyens) sont débitées au niveau du stock. Dès que ce niveau descend en dessous d’une certaine valeur (paramétrable), le gérant reçoit un e-mail lui permettant de réapprovisionner le stock. • Souvent, un partenaire offre des produits supplémentaires, conjointement avec le produit principal. Ce produit supplémentaire peut être optionnel (rester une nuit de plus à un prix préférentiel) ou obligatoire (frais de nettoyage accompagnant la location d’un appartement). Le partenaire peut librement composer ses produits en y ajoutant des produits supplémentaires (optionnels ou obligatoires). • Tomnium montre également le calendrier des événements de la région. Vous pourrez saisir un texte et des photos pour chaque événement, afin que le touriste puisse s'en faire une bonne impression (excursion, marché, concert, etc.). Si une réservation doit être effectuée pour un événement, elle peut bien évidemment l'être au travers de Tomnium. • Tomnium sait gérer des structures complexes, par exemple avec des organisations touristiques aux niveaux national, régional, départemental et local. Le touriste peut entrer dans un site Internet à n’importe quel niveau. S’il ne trouve pas tous les produits qu’il souhaite réserver, Tomnium affichera automatiquement toute la gamme de produits du niveau supérieur. Ainsi le touriste trouvera-t-il toujours ce qu’il cherche. • Les partenaires (hôteliers, gérants de restaurants, directions de musées, organisateurs d’excursions) ont le choix entre trois manières de confirmer une réservation. o En temps réel: tant qu’un partenaire a encore des produits disponibles, le touriste reçoit sur-le-champ la confirmation que le produit souhaité peut être livré à la date demandée, dans la quantité demandée. o Contingente: tant que le nombre de produits mis à la disposition de Tomnium par le partenaire n’est pas épuisé, le touriste reçoit sur-le-champ la confirmation que le produit souhaité peut être livré à la date demandée, dans la quantité demandée. o Demande et confirmation: la demande du touriste est envoyée au partenaire, qui a trois jours pour la confirmer ou la refuser. Si le produit souhaité n’est pas disponible, le partenaire a la possibilité de proposer touriste une option alternative. • Toute la communication entre le touriste et les fournisseurs de prestations s'effectue via Tomnium, par e-mail. • Si un partenaire ne sait pas communiquer par e-mail, Tomnium pourra envoyer des télécopies. Celles-ci doivent être remplies par le partenaire et renvoyées à l’office de tourisme concerné, qui saisit les données. Si un partenaire ne sait communiquer ni par e-mail ni par télécopie, il peut demander à l’office de tourisme de gérer les demandes en son nom. Tomnium propose des écrans ponctuels à cette fin. • Le touriste et les partenaires disposent de systèmes de suivi, accessibles uniquement avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Au travers de ces systèmes, les intervenants peuvent voir à tout moment et en temps réel l’état de leurs réservations. • Après que la disponibilité de tous les produits souhaités ait été confirmée, le touriste reçoit automatiquement un e-mail de Tomnium, l'enjoignant de consulter son système de suivi, de regarder le relevé de sa réservation, d’imprimer le contrat et le signer, et de l’envoyer (par courrier ou par télécopie) à l’office de tourisme concerné. À réception du contrat signé, celle-ci est saisie dans Tomnium. • L’office de tourisme n’est pas obligé de faire signer un contrat par le touriste. L’administrateur peut aussi configurer que le touriste ne sera jamais offert un contrat ou uniquement si le montant de la réservation est au dessus d’une valeur configurable. • Quand la réservation est en ordre et, en cas un contrat a été offert, il a été signé par le touriste et reçu par l’office de tourisme, Tomnium envoie un e-mail au touriste, l'enjoignant d’accéder à son système de suivi et de régler la facture de la réservation. • Chaque partenaire peut configurer le pourcentage du montant total que le touriste doit avoir payé avant son arrivée. Ce pourcentage peut varier de 0 à 100. o Si le pourcentage est nul, le touriste ne payera pas d’arrhes. Il règlera le montant à son arrivé chez le prestataire. Mais pour augmenter la sécurité, Tomnium demandera le numéro de la carte de crédit du touriste et le fera vérifier. De cette façon, même si le montant n’est pas encore encaissé, le prestataire saura que la carte de crédit est valide. o Si le pourcentage que le touriste doit avoir payé avant son arrivée n’est pas nul, le paiement pourra s'effectuer en plusieurs fois (trois au maximum), le premier versement devant être immédiat. Le dernier doit être reçu au moins une semaine avant le début du séjour. Le nombre de paiements partiels, leur répartition et leurs dates d’échéance, peuvent être configurés par l’administrateur du système. § Les montants encaissés sont versés sur un compte bancaire appartenant à l’office de tourisme. § L’encaissement des montants est réalisé par une organisation spécialisée dans ce domaine. Tourisoft a développé des interfaces avec un certain nombre de ces organisations spécialisées. Mais si l’office de tourisme préfère travailler avec une autre société pour l’encaissement des montants, Tourisoft édifiera l’interface nécessaire entre cette organisation d’encaissement et Tomnium. § Jusqu’à la date de début du séjour, le touriste peut toujours annuler sa réservation. Des conditions d’annulation (que l’office de tourisme peut saisir librement) s’appliquent. Tomnium s’occupe automatiquement de toute la communication avec le touriste en cas d’annulation. Si le touriste a droit à un remboursement (partiel), Tomnium s’en occupe également. Le complément de ce montant est distribué aux ayants droit (partenaires, office de tourisme). § Dès que la date de début du séjour arrive (le touriste ne pouvant alors plus annuler sa réservation), le montant encaissé est libéré pour être versé. Tomnium fournira à la personne responsable des finances, au sein de l’office de tourisme, un relevé complet et détaillé de tous les montants à distribuer, y compris ceux résultant des annulations. Cette personne peut donner son accord par montant à payer (après quoi le montant sera payé), ou refuser son accord (le montant à payer attendant la solution du problème). • La mise en page des écrans de Tomnium est 100 % paramétrable, et par conséquent adaptable à celle du site Internet de l’office de tourisme. De cette façon, les écrans de Tomnium peuvent être intégrés dans les écrans du site Internet de l’office de tourisme. • Tomnium possède une très performante fonction statistique, à deux niveaux. Chaque partenaire peut analyser les réservations pour son établissement à l’aide d’une longue liste de critères, et visualiser le résultat sous forme de graphiques. Le deuxième niveau offre à l’office de tourisme la possibilité d’analyser les réservations reçues par Tomnium du site Internet de l’office de tourisme. A l’aide de ces analyses et statistiques, le partenaire et l’office de tourisme peuvent peaufiner leur offre de produit et leur marketing. • Tomnium dispose aussi d'une fonction de sondage permettant à l’organisation de tourisme de composer une liste de questions (obligatoires ou optionnelles), qui seront posées au touriste après qu’il ait envoyé sa réservation. Il est ainsi possible d’apprendre encore davantage sur le touriste. Les résultats sont affichés sous forme de statistiques. • Tomnium possède une fonction de gestion de capacité permettant de gérer les réservations des produits à capacité limitée, comme par exemple des excursions, des leçons de tennis ou de ski. L’emploi du temps de chaque guide ou moniteur est automatiquement créé. Des réservations reçues par d’autres moyens peuvent également être saisies, ce qui fait de Tomnium un outil performant de planification de personnes. • Pour répondre aux questions fréquemment posées par les Internautes, Tomnium met à la disposition de l’administrateur de système un assistant de gestion pour créer une foire aux questions. • Tomnium est totalement multilingue. L’office de tourisme décide combien de langues seront utilisées, et lesquelles. • Comme Tomnium assume toutes les tâches administratives et financières, presque aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Par conséquent, les employés de l’office de tourisme n'auront que très peu de travail supplémentaire. • Tomnium crée tous les relevés nécessaires pour votre comptabilité interne ainsi que pour la révision externe. Toutes les taxes (TVA, taxe de séjour) sont spécifiées séparément. • La saisie des données des partenaires (textes et photos) peut être faite manuellement à l’aide des assistants ponctuels. L’utilisateur est guidé d’un écran à l’autre. Aucun problème n'est donc à attendre. • Si par contre, l’office de tourisme possède déjà d’une base de données des partenaires, Tourisoft édifiera une interface entre cette dernière et Tomnium. Les données déjà présentes seront utilisées également dans Tomnium, les procédures de saisie et de modifications restant en vigueur. • Tomnium ne demande aucun investissement en matière de parc informatique. Un PC standard, avec système d'exploitation standard (Microsoft Windows 98 ou plus récent), un navigateur standard (Microsoft Internet Explorer 5.5 ou plus récent) et une connexion Internet (ISDN ou plus), suffisent à l’office de tourisme ou au partenaire pour utiliser le produit. Pour un touriste, la configuration minimale est encore moins exigeante. • Tomnium ne peut pas être acheté et il n’y a pas de frais de maintenance annuels. Par conséquent, l’utilisation de Tomnium ne pèse pas sur le budget d’un office de tourisme. L’office de tourisme prend une licence, qui lui donne le droit d’utiliser Tomnium. La possession d'une licence donne automatiquement accès à toutes les mises à jour et à toutes les extensions de fonctionnalités, au fur et à mesure qu’elles deviennent disponibles. Tomnium ne demande qu’un pourcentage du montant des réservations effectuées. Pas de réservations, pas de frais. Plus de réservations, plus faible le pourcentage.
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